Kebijakan Privasi

Tentang kami

Aelix adalah platform perangkat lunak bisnis yang dioperasikan oleh PT Bee Mata Indonesia. Kebijakan ini mencakup platform Aelix dan integrasinya, termasuk WhatsApp Business Platform, serta aplikasi Aelix Work dan Aelix Head.

Aplikasi Aelix Work dan Aelix Head menyimpan data perusahaan di perangkat milik perusahaan itu sendiri, bukan di server kami. Bagian yang berjudul Aelix Work dan Aelix Head menjelaskan cara aplikasi itu memperlakukan data; jika berbeda dengan bagian lain kebijakan ini, bagian itulah yang berlaku untuk aplikasi.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan ini atau tentang data Anda, hubungi kami di privacy@beemata.co.id.

Data yang kami kumpulkan

Kami hanya mengumpulkan data yang diperlukan untuk menjalankan ruang kerja Anda.

• • Data akun — nama, alamat email, nomor telepon, dan ruang kerja Anda.
• • Data bisnis yang Anda masukkan — pelanggan, pesanan, dokumen, dan catatan lain di ruang kerja Anda.
• • Data penggunaan dan diagnostik — log permintaan dan galat, untuk menjaga layanan tetap berjalan dan aman.

Data WhatsApp Business

Jika Anda menghubungkan nomor WhatsApp, kami memproses data yang disediakan Meta untuk nomor tersebut agar platform dapat mengirim dan menerima pesan atas nama Anda.

• • Pesan masuk dan keluar dari nomor Anda, termasuk status pengirimannya.
• • Nomor telepon dan nama profil orang yang mengirim pesan ke nomor tersebut.
• • Pengenal Akun WhatsApp Business dan pengenal nomor telepon Anda.
• • Token akses dari Meta, yang kami simpan terenkripsi dan hanya digunakan untuk bertindak atas nama Anda.

Coexistence: kontak dan riwayat percakapan

Jika Anda menghubungkan nomor dengan Coexistence — tetap memakai Aplikasi WhatsApp Business sekaligus API — Meta menawarkan untuk membagikan data yang sudah ada agar kotak masuk Anda tidak kosong sejak awal.

Impor ini hanya terjadi jika Anda menyetujuinya saat proses penghubungan, dan Meta hanya mengizinkannya dalam 24 jam setelah terhubung.

• • Kontak WhatsApp Anda, beserta penambahan atau penghapusan berikutnya, agar percakapan menampilkan nama alih-alih nomor.
• • Riwayat percakapan pribadi hingga enam bulan ke belakang, jika Anda setuju membagikannya. Anda boleh menolak dan koneksi tetap berjalan.
• • Pesan yang Anda kirim dari Aplikasi WhatsApp Business setelah terhubung, agar tim Anda melihat percakapan utuh.
• • Obrolan grup tidak pernah dibagikan. Meta mengecualikannya dari impor ini.

Bagaimana kami menggunakannya

Kami menggunakan data Anda untuk menyediakan layanan: mengirim pesan, menampilkan percakapan, dan menjalankan fitur yang dipakai ruang kerja Anda.

Kami tidak menjual data Anda. Kami tidak menggunakan isi pesan WhatsApp Anda untuk iklan, dan tidak menggunakannya untuk melatih model pembelajaran mesin.

Dengan siapa kami membagikannya

Kami membagikan data dengan Meta Platforms, Inc. sebagaimana diperlukan untuk mengirim pesan WhatsApp — hal ini melekat pada penggunaan WhatsApp Business Platform, dan ketentuan serta kebijakan privasi Meta berlaku untuk pemrosesan tersebut.

Kami menggunakan penyedia infrastruktur untuk menjalankan layanan. Mereka memproses data atas instruksi kami dan tidak boleh menggunakannya untuk kepentingan sendiri.

Kami mengungkapkan data kepada otoritas hanya jika diwajibkan secara hukum.

Penyimpanan dan perlindungan data

Data setiap ruang kerja disimpan pada basis data tersendiri, terpisah dari pelanggan lain.

Token akses dan kredensial lain dienkripsi sebelum disimpan. Lalu lintas antara peramban Anda, server kami, dan Meta dienkripsi saat transit.

Berapa lama kami menyimpannya

Kami menyimpan data ruang kerja selama ruang kerja masih aktif. Saat ruang kerja ditutup, datanya dihapus atau dianonimkan.

Anda dapat meminta penghapusan kapan saja — lihat Instruksi Penghapusan Data kami.

Pilihan Anda

• • Putuskan WhatsApp kapan saja. Untuk nomor Coexistence, lakukan di Aplikasi WhatsApp Business: Setelan → Akun → Business Platform → Putuskan Akun.
• • Minta salinan data Anda, atau minta kami memperbaikinya.
• • Minta penghapusan data Anda.

Aelix Work dan Aelix Head: siapa yang memegang data

Aelix Work adalah aplikasi untuk orang-orang di perusahaan. Dengannya Anda absen, mengajukan cuti, mengajukan klaim pengeluaran dengan foto struk, membaca pengumuman, dan menyetujui permintaan. Pemilik dan admin juga mengelola karyawan, absensi, dan katalog, melihat penjualan hari ini, dan membuka back office perusahaan. Di tablet atau PC toko, Aelix Work juga bisa dipasang sebagai kasir yang tetap bisa berjualan meski sedang offline.

Aelix Head, yang di aplikasi disebut kepala toko, menyimpan data perusahaan. Aelix Head berjalan di Mac, PC Windows, atau perangkat Android milik perusahaan, atau di server Linux milik perusahaan sendiri, dan menyelaraskan data kasir dan HP perusahaan.

Perusahaan yang memasang Aelix Head, yaitu tempat Anda bekerja atau usaha Anda sendiri, menentukan apa yang dicatat tentang karyawan dan penjualannya, dan memegang kendali atas data itu. Data itu tersimpan terenkripsi di Aelix Head, bukan di server kami, dan kami tidak bisa membacanya. Untuk catatan Anda di perusahaan, seperti absensi, cuti, klaim, dan persetujuan, hubungi pemilik atau admin perusahaan: merekalah yang memegangnya, bukan kami.

Aelix Work di HP Anda menampilkan data perusahaan langsung dari Aelix Head dan tidak menyimpan salinannya. Kasir hanya menyimpan salinan terenkripsi dari yang diperlukannya untuk berjualan saat offline. Sebelum Anda pertama kali memakai Aelix Work untuk sebuah perusahaan, aplikasi menampilkan pemberitahuan privasi: apa yang disimpan perusahaan tentang Anda, dan hak Anda.

Aelix Work dan Aelix Head: apa yang sampai ke kami

Aplikasi tidak pernah mengirim data bisnis perusahaan Anda, atau catatan perusahaan tentang Anda, kepada kami. Yang sampai ke server kami hanya ini:

• • Perpanjangan lisensi: Aelix Head mengirim ID lisensi dan kunci publik perusahaan ke api.aelix.app. Tidak ada yang lain.
• • Relay: HP atau kasir yang sedang di luar Wi-Fi toko tersambung ke Aelix Head lewat relay kami, relay.aelix.app. Relay hanya meneruskan data yang terenkripsi ujung ke ujung dan tidak menyimpannya. Relay melihat alamat IP, serta kapan dan berapa banyak data yang lewat, tetapi tidak pernah isinya.
• • Notifikasi di luar toko, hanya jika pemilik perusahaan menyalakannya: Aelix Head membangunkan HP lewat relay kami dan Firebase Cloud Messaging (Google) atau Apple Push Notification service. Notifikasi ini tidak membawa isi apa pun; HP lalu mengambil yang baru langsung dari Aelix Head. Token push disimpan di Aelix Head, dan Google, Apple, serta relay kami hanya tahu bahwa HP dibangunkan, bukan oleh siapa atau untuk apa.
• • Laporan saat aplikasi berhenti mendadak (crash), hanya jika pemilik perusahaan menyalakannya: hanya letak error di kode program (stack trace), tanpa data yang Anda masukkan, tanpa pesan, dan tanpa log.
• • Seperti server mana pun, server kami melihat alamat IP perangkat yang tersambung, dan kapan perangkat itu tersambung.

Aelix Work: lokasi

Aelix Work membaca lokasi HP Anda hanya saat Anda absen, dan hanya setelah Anda menyetujuinya di layar persetujuan. Aelix Work tidak pernah membaca lokasi di latar belakang.

Aelix Head mencocokkan lokasi itu dengan lokasi kerja perusahaan, lalu hanya menyimpan lokasi kerja terdekat dan jarak Anda darinya, bukan titik koordinat Anda. Lokasi Anda tidak pernah sampai ke kami.

Anda bisa mematikan akses lokasi untuk Aelix Work kapan saja di pengaturan HP.

Aelix Work: kamera, foto, dan sidik jari atau wajah

• • Kamera: untuk memindai kode dari Aelix Head saat bergabung ke perusahaan, memindai barcode barang di kasir, dan memotret struk.
• • Foto: foto struk yang Anda ambil, atau pilih dari galeri, dilampirkan ke klaim pengeluaran Anda dan dikirim terenkripsi ujung ke ujung ke Aelix Head. Aplikasi hanya membuka foto yang Anda pilih.
• • Sidik jari atau wajah: saat Anda menyetujui permintaan, HP Anda memeriksa sidik jari atau wajah sebelum menandatangani dengan kunci persetujuan Anda, yang tersimpan di penyimpanan kunci HP. Pemeriksaan itu dilakukan oleh HP; Aelix tidak pernah menerima data sidik jari atau wajah Anda.
• • Notifikasi: untuk memberi tahu permintaan yang menunggu Anda, hasil permintaan Anda, dan pengumuman baru.

Aelix Head: penyimpanan, cadangan, dan masa simpan

Aelix Head menyimpan data perusahaan secara terenkripsi di perangkat tempatnya berjalan. Aelix Head membuat cadangan terenkripsi ke folder pilihan pemilik, misalnya flashdisk atau folder yang disinkronkan Google Drive, iCloud Drive, atau OneDrive, sehingga penyedia cloud hanya memegang file terenkripsi.

Perusahaan menyimpan catatannya sampai pemilik atau admin menghapusnya. Pemilik juga bisa mengatur berapa lama absensi dan data karyawan yang sudah keluar disimpan (Masa simpan data); Aelix Head lalu menghapus catatan yang lebih lama dari dirinya, dari kasir, dan dari cadangan.

Kami tidak menyimpan salinan data perusahaan dan tidak memegang kuncinya. Jika perusahaan kehilangan semua perangkatnya sekaligus dua dari tiga lembar pemulihan, tidak ada yang bisa memulihkan datanya, termasuk kami.

Aelix Work dan Aelix Head: tanpa iklan, pelacakan, atau penjualan data

Aplikasi tidak menampilkan iklan dan tidak melacak Anda di aplikasi atau situs web lain. Aplikasi tidak mengirim analitik penggunaan. Kami tidak menjual data apa pun dari aplikasi.

Aelix Work dan Aelix Head: pertanyaan dan hak Anda

Untuk melihat, memperbaiki, atau menghapus catatan Anda di sebuah perusahaan, hubungi pemilik atau admin perusahaan itu. Untuk keluar dari perusahaan, pakai Keluar dari perusahaan di Aelix Work. Instruksi Penghapusan Data menjelaskan setiap cara menghapus data.

Untuk pertanyaan tentang aplikasi atau kebijakan ini, kirim email ke privacy@beemata.co.id, atau buka halaman Bantuan kami.

Perubahan kebijakan ini

Jika ada perubahan penting, kami akan memperbarui tanggal di halaman ini dan, bila perlu, memberi tahu administrator ruang kerja.